GoBDokumente
Anleitung
01
Sammlung
> Menü > Ablage > Neu
Die Aufgabe \ der Sinn von GoBDokumente ist es, wichtige Dateien (wie sie unter anderem bei der Buchhaltung, im geschäftlichen oder juristischen Bereich vorkommen) zu verwalten und deren 'Unversehrtheit' rechtssicher zu gewährleisten.
Da GoBDokumente Dokument-basiert ist, können beliebig viele Sammlungen angelegt werden, die unterschiedliche Nummernkreise und Vorgaben haben. Auch können diese Sammlungen dann in die iCloud oder Dropbox ausgelagert werden.
Ein GoBDokumente Dokument muss nur einmalig selber benannt und gespeichert werden, danach geschieht dies automatisch.
02
Gruppe
> Menü > Gruppe > Neue Gruppe …
Importierte Dokumente werden in GoBDokumente in Gruppen verwaltet/sortiert. Es können beliebig viele Gruppen angelegt und in so eine Gruppe können beliebig viele Dateien importiert werden.
Auch kann direkt ein Finder Ordner als Gruppe importiert werden; dabei bitte beachten, dass GoBDokumente bewusst keine Unterordner und sogenannte Pakete mit importiert. Ordner können auch direkt mittels 'Drag-and-Drop' auf die 'Gruppen-Tabelle' importiert werden.
In den 'Einstellungen' voreingestellt ist, dass Gruppen und die darin enthaltenen Dateien nicht gelöscht werden können.
03
Dokument
> Menü > Dokument > Neues Dokument …
GoBDokumente wandelt importierte Dokumente in ein eigenes, überwachtes und manipulationssicheres Format um. Bei Bedarf können Dateikopien exportiert werden, ohne die 'original' Datei zu verändern.
Dateien kann eine (bei Bedarf in den Einstellungen automatisierbare) Belegnummer, ein eigenes Datum, Tags, ein Kommentar und eine längere Bemerkung zugeordnet werden.
Es können einzelne oder mehere Dokumente über das Menü oder mittels Drag-and-Drop auf die 'Dokumente Tabelle' eingelesen werden.
Quick Look ist mit der 'Leertaste' möglich.
04
Scanner
> Menü > Dokument > Dokument einscannen …
Mit GoBDokumente können Dokumente und Belege auch direkt über einen an den Mac angeschlossenen und eingerichteten Scanner eingescannt werden.
GoBDokumente selber hat nichts mit der Kommunikation mit diesem Scanner zu tun. Dies wird von macOS geregelt. Somit kann ich auch nicht die Liste der unterstützen Scanner beeinflussen. Wenn macOS den Scanner unterstützt, dann unterstützt auch GoBDokumente ihn.
Wenn der 'Übersicht' Scan zufriedenstellend ist, wird mit einem Klick auf 'Einscannen' das tatsächliche Dokument in die GoBDokumente Sammlung übernommen.
05
Suche
> Menü > Bearbeiten > Suchen > Dokument Suche
Mit der 'Dokument Suche' in GoBDokumente kann über alle Dateien in allen Gruppen gesucht werden.
Die Sucheingabe versteht die Kombination von Eingaben, es kann also gleichzeitig (zum Beispiel) nach einem Jahr, dem Format, einem Tag, dem gespeciherten original Namen und einem möglichen Kommentar gesucht werden.
Die Ergebnisse können auch direkt nach Zeitraum und Format eingegrenzt werden.
Von Dateien, bei denen dieses möglich ist (zum Beispiel von Text-basierten PDFs), speichert sich GoBDokumente auch den Inhalt ab, so dass auch nach diesem gesucht werden kann.
06
Protokoll
Werkzeugleiste > Inspektor > GoBD Protokoll …
GoBDokumente entspricht den strengen Anforderungen der deutschen GoBD für die Langzeitarchivierung von Dokumenten.
Im Programm aufbewahrte Dokumente können weder verändert, noch manipuliert werden. Zusätzlich werden in GoBDokumente alle Aktionen überwacht und protokolliert und dieses Protokoll kann jederzeit ausgegeben werden.
Bei Bedarf kann jederzeit eine Dateikopie exportiert werden, so dass die Originaldatei protokollierbar (belegbar) unverändert bleibt.
GoBDokumente überwacht auch die Datenbank selber auf Manipulationen.